1. Einleitung
2. Datenexport einrichten
3. Zahlungs-, Gutschein- und Kassenbuchkonten einrichten
4. Berichte exportieren (im DATEV-Format)
5. Tipp: Benutzerkonto für Ihren Steuerberater anlegen




1. Einleitung


Sie haben die Möglichkeit, eine Tages-, Wochen- oder Monatsauswertung als Datei im DATEV-Format zu exportieren.

Die Datei kann z.B. per E-Mail an Ihren Steuerberater übermittelt werden oder z.B. unter Excel aufgerufen werden.


Sie können alle gewünschten Kontenrahmen eintragen. Der Standard-Kontenrahmen ist: SKR 70.

Bitte fragen Sie dazu Ihren Steuerberater, welcher Kontenrahmen für Ihr Unternehmen vorgesehen ist.



2. Datenexport einrichten


1. Wechseln Sie bitte in die Rezeptkalkulation unter "Kochen" -> "Rezepte kalkulieren"



 2. Klicken Sie auf den Reiter "Warengruppe"



3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Warengruppe (z.B. Food) und wählen Sie "Bearbeiten" aus.



4. Tragen Sie die gewünschten Kontennummern ein und wählen Sie ggf. den jeweiligen MwSt. Satz. aus. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Speichern" ab.


Hinweis:

Der Vorgang kann für jede Warengruppe wiederholt werden.

Lassen Sie die Unter-Warengruppen aus, wird alles auf die Hauptkonten verbucht.



SKR 70 Beispiele:

5023 = Speisenumsatz 19 % USt

5022 = Speisenumsatz 7% USt (z.B: außer Haus)

5030 = Getränkeumsatz 19 % USt



3. Zahlungs-, Gutschein- und Kassenbuchkonten einstellen


Sie haben die Möglichkeit bei den Zahlungsarten die gewünschten Buchungskonten festzulegen. Sind alle Konten einmal festgelegt, erhält Ihr Steuerberater eine Datei, die problemlos z.B. unter DATEV importiert und ausgewertet werden kann.


Einmalige Einrichtung:

1) Gegenkonten müssen bei den Warengruppen hinterlegt sein (siehe oben)

2) Guthabenkonten müssen bei den Zahlungsarten hinterlegt sein. Dazu gehen Sie auf "Einstellungen" und dann "Kasseneinstellungen."



3) Nun können Sie die bestehenden Zahlungsarten bearbeiten, indem Sie darauf "Doppelklicken" oder Sie fügen über "+ Zahlungsart" eine weitere Zahlungsart hinzu...



4) Geben Sie unter Erweiterte Angaben die Nummer des Kontos für den Export an. Klicken Sie abschließend auf "Speichern" bzw. "+Zahlungsart".



Export:

Danach kann über die Funktion "Export für Buchhaltungsprogramme" der Export erfolgen.


Unter den Kasseneinstellungen finden Sie auf der rechten Seite unter den Einstellungen die Möglichkeit, Ihre individuellen Buchhaltungskonten einzustellen:

- Ein allgemeines Konto, das für sämtliche Zahlungseingänge genutzt wird.

- Das Verrechnungskonto wird zum verrechnen bei einem kumulierten Buchhaltungsexport genutzt (bei Nichtsetzen wird 3630 angewendet)

- Das allgemeine Gegenkonto, das ausschließlich für Umsätze verwendet wird.

- Das Trinkgeld-Konto, dass für sämtliche auflaufende Trinkgelder genutzt wird.

- Sie die Möglichkeit, automatisch mehrere "+Gegenkonten" erzeugen zu lassen. Grade bei Mehrbetriebkonzepten / Franchisekonzepten ist dies sehr Vorteilhaft, da Sie alle Transaktionen der einzelnen Filialen auf unterschiedliche Konten buchen können..

- In Konto-Abweichungen können Abweichungen von für die Buchhaltung eingetragen werden, falls die "+Gegenkonto" nicht ausreichen.



Sie haben die Möglichkeit, ein separates Buchhaltungskonto für Wert- und Rabattgutscheine einzutragen. Gehen sie dazu unter den Kasseneinstellungen in den Abschnitt 'Gutscheine' und tragen sie bei 'Konto' Ihr gewünschtes Konto ein.



Sie haben zudem die Möglichkeit ein separates Buchhaltungskonto für die Kassenbuchvorlagen einzutragen. Diese finden Sie in den Kasseneinstellungen im Abschnitt 'Kassenbuchvorlagen'. Tragen Sie nun bei 'Konto' ihr gewünschtes Konto ein. 



4. Berichte exportieren (im DATEV-Format)


Um Berichte zu exportieren klicken Sie in der Menüleiste den Menüpunkt "Servieren" -> "Umsätze."



Klicken Sie nun bei den Berichten auf den Button mit den zwei Pfeilen um das Kontext-Menü für weitere Optionen auszufahren und klicken Sie "Export für Buchhaltungsprogramme."



Wählen Sie den Typ Ihres Exports aus.



Nun können Sie noch den Zeitraum des Berichts definieren. Geben Sie an auf welche Kostenstelle der Bericht sich beziehen soll und ob er einen bestimmten Tag, eine Woche, einen Monat oder sogar ein ganzes Jahr miteinbeziehen soll.

Außerdem können Sie angeben, ob der Bericht kumuliert ausgegeben werden soll. Weiter geht's mit einem Klick auf "+ Erstellen."



Klicken Sie "Exportdatei herunterladen" um den Ladevorgang zu bestätigen.




5. Tipp: Benutzerkonto für Ihren Steuerberater anlegen


Der Steuerberater kann auf Wunsch Ihre individuellen Daten und Auswertungen sicher und bequem abrufen. Egal wann – egal wo.


Legen Sie eine Unternehmens-Rolle und einen Benutzernamen für Ihren Steuerberater an, damit er selbstständig den Datenexport vornehmen kann.


1. Rufen Sie bitte unter gastronovi Office BACK den Menüpunkt "Einstellungen -> Rollenverwaltung" auf

2. Legen Sie bitte eine neue Rolle an (z.B. Steuerberater).

3. Fügen Sie der Rolle folgende Rechte hinzu:

Umsätze verwalten

Statistiken (optional)

4. Legen Sie einen neuen Benutzer an 


Alle Informationen bezüglich der Benutzerrollen finden Sie hier.