1. Einführung

2. Reservierungsvorgaben definieren

2.1. Wiederkehrend

2.2. Ausnahmen definieren

2.3. Zusatzangaben definieren

3. Reservierungen auf der Internetpräsenz freischalten

4. Reservierungseinstellungen
4.1. E-Mail-Benachrichtigungen
4.2. Umsätze verstecken




1. Einführung


Bitte klicken Sie auf „Einstellungen" → "Reservierungsvorgaben.“

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Die definierten Reservierungsvorgaben werden im Reservierungssystem verwendet. So können Sie z.B. festlegen, wann eine Online Tischreservierung und mit welchen Kapazitäten möglich sein soll. 


2. Reservierungsvorgaben definieren


2.1. Wiederkehrend


Klicken Sie auf den grünen Knopf [+Reservierungsvorgabe]. 

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Geben Sie im nächsten Fenster die nötigen Angaben an. Bestätigen Sie den Vorgang mit „+ Reservierungsvorgabe“.


Es können beliebig viele Konstellationen hinsichtlich der Reservierung eingetragen werden:
    • Alle Tage können einzeln definiert werden. (z.B: Reservierung möglich für Montag 8:00 Uhr bis 13:00 Uhr, Dienstag 10:00 Uhr bis 17:00 Uhr)
    • Pro Tag können mehrere Reservierungszeiten definiert werden. (z.B. Montag 8:00 Uhr bis 12:00 Uhr und 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr)

Alle eben genannten Definitionen können natürlich auch kombiniert werden.
Unterhalb der Überschrift „Reservierungsvorgaben“ gibt es drei Reiter (Tabs), die für die Reservierungsverwaltung benutzt werden können. Im Folgenden sind nochmals die Funktionen jedes einzelnen zusammengefasst:


Reiter „Wiederkehrend“
 
Hier haben Sie die Möglichkeit, z.B. unterschiedliche Verfügbarkeiten und die Verweildauer der Gäste je nach Wochentag festzulegen.


Reiter „Ausnahmen“
 
Hier kann eine Ausnahme z.B. für einen bestimmten Tag oder einen Zeitabschnitt definiert werden (z.B. Betriebsferien, Feiertag, Event etc.)


Reiter „Zusatzangaben“
 
Nutzen Sie diese Option, um das Reservierungsformular mit weiteren Feldern zu ergänzen (z.B. Firma).
Bitte kontaktieren Sie uns, damit wir die Einstellungen Ihren Wünschen und Anforderungen entsprechend für Sie umsetzen.  


Neue Funktion: Max. Intervall


Sie können jetzt angeben wieviele Personen maximal pro Intervall eintreffen dürfen. Diese Einstellung bezieht sich lediglich auf die Online-Reservierung. Walk-Ins können trotzdem über den Intervall hinaus verzeichnet werden.




 
 2.2. Ausnahmen definieren
 

Hinweis: Alle Einstellungen unter dem Reiter "Ausnahmen" überschreiben die Standardöffnungszeiten - dh. wenn Sie z.B. an einem Montag doch öffnen möchten, tragen Sie bitte dort eine Ausnahme ein (z.B. Montag, 5.11.2013 geöffnet von 10 - 22 Uhr). Dieser Eintrag muss dann in allen Bereichen erfolgen.


Sie haben die Möglichkeiten für einen bestimmten Zeitraum eine Ausnahme bei den Reservierungsvorgaben zu definieren.  Klicken Sie dazu innerhalb des Reiters (Tabs) auf „Ausnahmen“.

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Gehen Sie dann auf "+ Reservierungsvorgabe" und geben Sie im Fenster die nötigen Angaben an. Bestätigen Sie den Vorgang mit „+ Reservierungsvorgabe“. 


Eine erstellte Ausnahme kann per rechts-klick auf diese auf alle Bereiche übertragen werden.



Im folgenden einige Beispiele zur Verwendung von Ausnahmen:


Beispiel 1: Ihr Geschäft ist nächste Woche geschlossen.

Lösung: Erstellen Sie eine neue Ausnahme, setzen Sie den Zeitraum fest und markieren Sie das Kästchen neben "Geschlossen."


Beispiel 2: Sie möchten nächsten Dienstag ab 16:00 Uhr keine Online-Reservierungen mehr annehmen, da Sie dann ein wichtiges Fussballspiel übertragen und ihr Geschäft sich definitv füllen wird.

Lösung: Erstellen Sie eine neue Ausnahme, wählen Sie das Datum aus und setzen Sie die Beginnzeit auf 16:00 Uhr.


Beispiel 3: Ihr Geschäft ist an einem Feiertag nur halbtags geöffnet.

Lösung: Erstellen Sie eine neue Ausnahme, legen Sie das Datum fest und setzen Sie die Endzeit auf 15:00 Uhr.


Beispiel 4: Ihr Biergarten ist aufgrund der Wetterlage nur von Juni bis August reservierbar.

Lösung: Wählen Sie ihren "Biergarten"-Bereich aus, erstellen Sie eine neue Ausnahme, legen Sie den Zeitraum auf Januar bis Mai fest und setzen Sie ein Häkchen bei "Geschlossen."

Erstellen Sie eine weitere Ausnahme für den "Biergarten"-Bereich, legen Sie den Zeitraum auf September bis Dezember fest und setzen Sie erneut ein Häkchen bei "Geschlossen."


Beispiel 5: An einem bestimmten Tag soll die Onlinereservierung auf 20% der Plätze in ihrem Geschäft begrenzt werden.

Lösung: Erstellen Sie eine neue Ausnahme, definieren Sie den Zeitraum und setzen Sie die maximale Auslastung auf 20% und möglicherweise sogar die Verweilzeit auf 60 Minuten.


Beispiel 6: Sie wollen an einem bestimmten Tag nur Reservierungen zu bestimmten Zeiten, wie 11:30 und 13:30 annehmen.

Lösung: Erstellen Sie eine neue Ausnahme für den bestimmten Tag, setzen Sie die Beginnzeit auf 11:30 und die Endzeit auf 13:00. Setzen Sie die Verweilzeit auf 90 Minuten, um die anderen Zeiten (11:45-13:30) zu blockieren.

Erstellen Sie eine weitere Ausnahme, setzen Sie die Beginnzeit auf 13:30 und die Endzeit auf 15:30. Setzen Sie die Verweilzeit auf 120 Minuten.



2.3. Zusatzangaben definieren

 
Falls Sie weitere Felder für das Reservierungsformular benötigen (z.B. Textfeld „Firma“ oder Auswahlfeld „Menü01, Menü02...) klicken Sie bitte unter dem Reiter (Tab) „Zusatzangabe“ auf "+ Zusatzangabe."


Geben Sie im nächsten Fenster die nötigen Angaben an. 
Per Klick auf Feldtyp können Sie nun auswählen was für eine Art von Zusatzangabe Sie abfragen möchten.



Text: Lässt ein Textfeld erscheinen, dass dem Gast ermöglicht in eigenen Worten auf die Angabe zu antworten

Auswahl: Lässt den Gast aus einer Auswahl von vorgegebenen Antwortmöglichkeiten wählen

Zeit/Datum: Lässt den Gast ein zusätzliches Datum/eine zusätzliche Uhrzeit für die Erfüllung von Sonderwünschen angeben

In unserem "Kinderstuhl erwünscht?"-Beispiel entscheiden wir uns also für den Feldtyp "Auswahl."

Außerdem haben Sie die Möglichkeit bei einem "Auswahl"-Feldtyp über die "Feldtyp-Einstellungen" Antwortmöglichkeiten vorzugeben.



Dies machen Sie im sich nun öffnenden Menü per Klick auf "+ Hinzufügen."



Nun erscheint eine leere Reihe auf der freien Fläche. Per Doppelklick auf diese können Sie hier eine Antwortmöglichkeit eingeben.

Per weiterem Klick auf "+ Hinzufügen" können Sie nun nach dem selben Muster weitere Möglichkeiten definieren.

Wenn Sie nun auf "Auswählen" klicken werden diese übernommen und Sie werden zum vorherigen Fenster weitergeleitet.



Hier haben Sie jetzt noch die Möglichkeiten die Zusatzangabe als Pflichtfeld zu definieren, was den Gast dazu verpflichtet diese Zusatzangabe zu beantworten.

Außerdem können Sie die Angabe auf "Öffentlich" setzen, welches die Angabe auch per Online-Reservierung vorsetzt und nicht nur für den Mitarbeiter bei der Bestellung am Terminal sichtbar macht.

Die Erstellung der Zusatzangabe schließen Sie dann mit einem Klick auf "+ Zusatzangabe" ab.



In der Online-Reservierung sieht das ganze dann wie folgt aus:



Eine weitere Möglichkeit Zusatzfelder zu nutzen wäre beispielsweise die Auswahl eines Menüs an speziellen Tagen.



3. Reservierung auf Ihrer Internetpräsenz freischalten 


Vorgehensweise:

Um eine online Tischreservierung freizuschalten, klicken Sie beim Menüpunkt „Präsentieren → Internetpräsenz“ im Seitenbaum auf „Reservierung“. Im rechten Bereich finden Sie den Bereich „Reservierungsdienst“, wo Sie den „gastronovi-Reservierungsdienst“ aktivieren können. Klicken Sie im Anschluss auf „Speichern“, um die Änderungen zu bestätigen und festzulegen.
 
Reservierungsformular einbetten:

Damit das Reservierungsformular auf einer anderen Seite einzufügen, gehen Sie unter den Menüpunkt "Einstellungen -> Reservierungsvorgaben" und drücken dann auf den Knopf "Script anzeigen". Der dort angezeigte Code-Schnipsel kann direkt in das HTML der Internetseite eingefügt werden.



Vorschau:

 
Wenn Sie das Paket "Internetpräsenz" gebucht haben, können Sie über den Menüpunkt „Präsentieren → Internetpräsenz“ auf Vorschau klicken, um Ihre Grundeinstellungen direkt zu überprüfen. Um das Reservierungssystem zu testen, wählen Sie auf Ihrer Internetpräsenz den Menüpunkt „Reservierung“ und nehmen Sie eine Test-Reservierung vor. Alternativ können Sie auch das Reservierungsformular auf anderen Seiten einbetten.


4. Reservierungseinstellungen


Unter den Einstellungen für die Reservierungsvorgaben können allgemeingültige Vorgaben definiert werden, u.a. die maximale Personenanzahl je Reservierungsvorgang, automatische E-Mail-Bestätigung, das Intervall der Reservierungen, die Vorlaufzeit sowie die Zeitspanne. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen bzw. Eingaben vor und beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf „Speichern“.

 

4.1. E-Mail-Benachrichtigung


Sie werden über jede Reservierung zusätzlich per E-Mail informiert. Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann unter dem Menüpunkt „Office → Unternehmenseinstellungen“ im Bereich „Kontaktdaten“ eingestellt werden.



4.2 Umsätze verstecken


Diese Funktion blendet die Umsätze der Kunden im Reservierungssystem (front Office) aus.
Um diese Funktion zu aktivieren, scrollen Sie auf der rechten Seite im Feld 'Einstellung' ganz nach unten und setzen den Haken bei 'Umsätze verstecken'.