1. Lieferanten verwalten
2. Mit einem kooperierenden Lieferanten verbinden
3. Lieferantenstatus
4. Eigenen Lieferanten anlegen
5. Lieferantenartikel verwalten
6. Eine neue Artikelliste importieren
7. Vorhandene Artikel per Import aktualisieren
8. Artikel händisch pflegen

8.1 Einen Artikel anlegen

8.2 Einen Artikel entfernen

9. Weitere Preise für einen Artikel hinterlegen

10. Zutat aus einem Artikel erstellen



1. Lieferanten verwalten

 
Klicken Sie in der Menüleiste den Menüpunkt „Einkaufen" -> "Lieferanten.“


gastronovi Office bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Lieferanten direkt im System zu verwalten. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten Ihre Lieferanten zu verwalten:

    1. Eigener Lieferant - Die Stammdaten der Lieferanten können händisch von Ihnen gepflegt werden.
    2. Kooperierender Lieferant  - Der Lieferant ist an das gastronovi Office System technisch angebunden. Die Stammdaten werden vom Lieferanten regelmäßig aktualisiert.


2. Mit einem kooperierenden Lieferanten verbinden

 
Bevor Sie sich mit dem Kooperationspartner verbinden können, ist eine Freischaltung seitens des Lieferanten nötigt.

Klicken Sie auf „Lieferanten suchen“. 



Markieren Sie im Lieferantenverzeichnis den gewünschten Anbieter und klicken Sie anschließend auf "+ Lieferanten hinzufügen." Falls der gewünschte Lieferant in der Liste noch nicht auffindbar ist, legen Sie bitte den Lieferanten selbst an - siehe Punkt „Einen eigenen Lieferanten anlegen“.


 

3. Lieferantenstatus:

 
Status Bedeutung
Warten auf Bestätigung Der kooperierende-Lieferant wurde über Ihre Anfrage informiert.
Bestätigt Der kooperierende-Lieferant hat Ihre Anfrage bestätigt
Bestätigt (Keine Preise) Der kooperierende-Lieferant hat Ihre Anfrage bestätigt, stellt Ihnen aber noch keine online Preislisten zur Verfügung.


4. Eigene Lieferanten anlegen

 
Hinweis: Stellen Sie vorher sicher, dass der Lieferant noch nicht im gastronovi Office-System zu finden ist - siehe Punkt „Mit einem kooperierenden Lieferanten verbinden “.

Klicken Sie auf "+ Eigener Lieferant." Tragen Sie die Stammdaten des Lieferanten ein und klicken Sie anschließend auf "+ Eigener Lieferant."



5. Lieferantenartikel verwalten

 
Klicken Sie in der Menüleiste den Menüpunkt „Einkaufen → Lieferantenartikel verwalten“



Im Modul „Lieferanten verwalten“ können Sie sich die Artikel Ihrer Lieferanten samt Preise ansehen und auch verwalten. Sie können entweder eine Liste von Ihrem persönlichen Lieferanten anfordern und diese in gastronovi Office importieren oder die Artikel händisch pflegen.


6. Artikel importieren

 
Um die Artikelliste reibungslos importieren zu können, benötigen Sie eine Datei im richtigen Format:

Dateiformat-Voraussetzung


    1. Es muss sich um ein Tabellendokument handeln (z.B. MS Excel, Open Office, Numbers etc.), was in Spalten und Zeilen unterteilt ist.
    2. Die jeweiligen Pflichtspalten (rot markiert) müssen mindestens vorhanden sein.
    3. Die Datei sollte im .csv-Format (Textformat) in der Textcodierung „Unicode UTF-8“ vorliegen.

Die folgenden Grafik zeigt eine Beispiel-Artikelliste:
PLU (Artikelnr.) Titel Menge Einheit Gebinde-menge Gebindeeinheit Preis Währung Mwst. Satz
12345 Beck‘s Pils 50 Liter 1 Fass 86,90 Euro  
13241 Vita Malz 0,33 Liter 24 Flasche 6,92 €    
54321 Schweppes Russian Wild Berry 0,2 Liter 24 Flasche 10,99   7 %

Hinweis: Falls Sie eine Artikelliste von Ihrem Lieferanten bekommen, der dieser nicht entspricht und Sie diese umschreiben müssen, verwenden Sie für die Menge die Mengenabngabe einer Einheit (die kleinste Menge), geben Sie als Gebinde-Menge an wieviele dieser Einheiten sie gebunden bekommen und als Preis den Preis für die Gebinde-Menge eingeben. 

Wie kann ich meine Datei im .csv-Format (in UTF8-Codierung) speichern?

 

Microsoft Excel

    1. Datei -> Speichern unter
    2. Bitte prüfen  Sie unter dem Dialog “Speichern Unter” unter “Extras” (Windows XP) bzw. Tools (Windows 7) die Weboption unter dem Reiter Codierung. Wählen Sie bitte hier die Codierung UTF-8 aus.
    3. als Dateityp "Text (Tabs getrennt)" auswählen. Ändern Sie gegebenenfalls die Dateiendung auf .csv.

Open Office / Libre Office

    1. Datei -> Speichern unter
    2. als Dateityp "Text CSV (.csv)" auswählen. Bitte als Zeichensatz „Unicode (UTF-8) wählen, als Feldtrenner „Tab“ und als Texttrenner das Semikolon “.
iWorks Numbers
Ab Lion 10.7:
    1. Ablage -> Exportieren
    2. Reiter CSV, wählen Sie die Textcodierung UTF-8.

7. Eine neue Artikelliste importieren


    1. Wählen Sie die zu importierende Artikeldatei aus
    2. Wählen Sie den richtigen Trennzeichen der Datei aus: Komma,Semikolon oder Tab
    3. Wählen Sie der Artikelliste zugehörigen Lieferanten aus,
    4. Verknüpfen Sie die jeweiligen Felder, in dem Sie einzelne Zeilen per Drag-n-Drop auf die richtigen Spalten im rechten Bereich fallen lassen.
    5. Klicken Sie auf [Import], um den Vorgang zu starten.




Hinweis: Falls Sie ein Feld falsch verknüpft haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Spalte und wählen Sie aus dem Kontextmenü [Feldverknüpfung entfernen] aus.


8. Vorhandene Artikel per Import aktualisieren


In der folgenden Grafik sehen Sie eine Artikelliste einschließlich der Preise als Beispiel für den Import in gastronovi Office.
 
PLU (Artikelnr.) Titel Menge Einheit Gebinde-menge Gebindeeinheit Preis Währung Mwst. Satz
12345 Beck‘s Pils 50 Liter 1 Fass 86,90 Euro  
13241 Vita Malz 0,33 Liter 24 Flasche 6,92 €    
54321 Schweppes Russian Wild Berry 0,2 Liter 24 Flasche 10,99   7 %


9. Artikel händisch pflegen

 

9.1 Einen neuen Artikel anlegen


Klicken Sie auf "+ Lieferantenartikel" und geben Sie die nötigen Angaben an. 


Schließend Sie den Vorgang mit einem Klick auf [+Lieferantenartikel] ab. 



8.2 Einen Artikel entfernen


Wenn Sie einen bzw. mehrere Artikel entfernen möchten, wählen Sie als erstes die gewünschten Artikel aus und bestätigen anschließend über den Knopf "- Lieferantenartikel" das Entfernen der Artikel.



9. Weitere Preise für einen Artikel hinterlegen


Klicken Sie auf den gewünschten Artikel und anschließend im unteren Bereich auf "+ Angebot." Geben Sie die Angebotsnummer und den Preis ein. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "+ Angebot" ab.



10. Zutat aus einem Artikel erstellen

 
Beim erstmaligen Anlegen von Zutaten und den Verknüpfungen zu Lieferantenartikeln eignet sich die Funktion “Zutat anlegen” sehr gut, da damit nicht nur eine gleichnamige Zutat erstellt wird, sondern auch gleich eine Verknüpfung zum gewählten Artikel. Um eine Zutat direkt aus einem Artikel zu erstellen markieren Sie einen gewünschten Artikel und klicken Sie anschließend auf "Zutat anlegen."