1. Einleitung
2. Bestellstatus
3. Bestellsystem in drei Schritten
4. Reihenfolge bei der Datenpflege




1. Einleitung


Der Bereich „Einkaufen“ beschäftigt sich mit den Bestellungen, der Verwaltung von Zutaten sowie den Lieferantenartikeln. Anhand der nachfolgenden Grafik können Sie erkennen, wie die Daten miteinander verknüpft werden können.



Beispiel 1: Von der Speisenkarte bis zum Lieferanten - so sind die Daten miteinander verknüpft.



Beispiel 2: Verknüpfung von Artikeln und Zutaten.
Eine Zutat wird einmalig festgelegt und so benannt, dass alle Mitarbeiter die richtigen Zutaten wiederfinden können. Die Zutat „Cherry Tomaten“ wird in diesem Beispiel mit zwei verschiedenen Artikeln Ihrer Lieferanten verknüpft. Durch diese Zuweisung definieren Sie den Bestellablauf sowie die Rezeptkalkulation in Ihrem Betrieb. Bei der Bestellung wählen Sie zum Beispiel eine Zutat aus und gastronovi Office schlägt Ihnen dann vor, welche konkreten Artikel Sie schließlich bestellen können.


2. Bestellstatus


Jede Bestellung befindet sich in einem bestimmten Status, damit Sie erkennen können in welchem aktuellen Zustand sich die Bestellung befindet.


Einkaufszettel Die Sammelbestellung, mit allen Lieferanten
Offen Die Bestellung ist angelegt und wurde noch nicht verschickt
Bestellt Die Bestellung wurde an den Lieferanten verschickt
In Lieferung Der Lieferant hat die Bestellung angenommen und liefert sie aus
Angenommen Die Ware wurde geliefert / ist bei Ihnen angekommen



3. Bestellsystem in drei Schritten


 

  1. Lieferanten anlegen (Menüpunkt „Einkaufen → Lieferanten verwalten“)
    1. Legen Sie Ihren persönlichen Lieferanten an oder
    2. starten Sie eine Kooperation mit einem bereits registrierten Lieferanten.
  2. Lieferantenartikel anlegen (Menüpunkt „Einkaufen → Lieferantenartikel verwalten“)
    1. Geben Sie Ihre Artikel per Hand ein oder
    2. importieren Sie eine Artikeldatei von Ihrem Lieferanten.
  3. Zutaten anlegen und verknüpfen (Menüpunkt „Einkaufen → Zutaten verwalten“)
    1. Legen Sie Ihre Unternehmenszutaten an und verknüpfen Sie dies anschließend mit den Lieferantenartikeln.
    2. Fügen Sie bei den Zutaten die ausweispflichtigen Zusatzstoffe hinzu.
    3. oder falls Sie Ihre Rezepte nicht kalkulieren möchten, fügen Sie die Zusatzstoffe direkt in das Rezept ein siehe Rezeptverwaltung.

4. Reihenfolge bei der Datenpflege

 
Damit Sie später reibungslos bestellen können, sollten Sie in folgender Reihenfolge bei der Datenpflege vorgehen:
    1. Lieferanten erstellen oder mit einem durch gastronovi kooperierenden Lieferanten eine Kooperation eingehen
    2. Artikel der Lieferanten pflegen
      1. Bei eigenen Lieferanten müssen die Artikel der Lieferanten über einen Import oder händisch eingepflegt werden.
      2. Bei kooperierenden Lieferanten werden die Artikel und Angebote durch den Lieferanten automatisch zur Verfügung gestellt.


    1. Erstellen Sie die Zutaten und weisen diesen die Artikel der Lieferanten zu.
    2. Optional können Sie danach noch die Bestellsätze erstellen, die eine Standardbestellung in Ihrem Unternehmen festlegt. Dies hat für Sie den Vorteil, dass eine Bestellung mit einem Bestellsatz wesentlich schneller ausgeführt werden kann.